• Strona główna
• Strefa wiedzy
• Obowiązkowe dokumenty w transporcie. Czym jest OCP i co obejmuje?

Obowiązkowe dokumenty w transporcie. Czym jest OCP i co obejmuje?

• 10.10.2023
• Nowydostawczy.pl

Jakie dokumenty powinien mieć właściciel firmy transportowej?

Realizując usługi transportu, powinniśmy dbać o dopełnienie licznych formalności związanych z transportem kołowym. W firmie powinniśmy mieć dwie grupy dokumentów.

Pierwsza dotyczy funkcjonowania samej firmy, zaś druga odnosi się do pracowników. W pierwszej grupie dokumentów musi być m.in. potwierdzenie tzw. "dobrej reputacji", które jest niezbędne do założenia firmy transportowej. Zawiera ono pisma związane z pojazdami, w tym ich wykaz i ubezpieczenia OC oraz oryginał licencji i zezwoleń na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego oraz certyfikaty kompetencji zawodowych przewoźnika.

Z kolei w dokumentacji związanej z pracownikami muszą się znajdować umowy dotyczące ich zatrudnienia lub współpracy, zaświadczenia lekarskie i dokumenty związane z warunkami wynagrodzenia. Poza tym przez cały okres zatrudnienia kierowcy musimy przechowywać kopię jego prawa jazdy, wypisy ze świadectw kierowcy oraz zaświadczenie o szkoleniach okresowych i kwalifikacjach zawodowych. 

Bardzo ważne jest też prowadzenie ewidencji pracowników. Podstawę stanowi ewidencja czasu ich pracy z podziałem na czas jazdy, przerw i odpoczynku.

Więcej na ten temat: Pakiet Mobilności 2026

Jakie dokumenty powinien posiadać kierowca?

Podczas wykonywania przewozu drogowego kierowca pojazdu samochodowego, z zastrzeżeniem ust. 4, jest obowiązany mieć przy sobie i okazywać, na żądanie uprawnionego organu kontroli, kartę kierowcy, wykresówki, zapisy odręczne i wydruki z tachografu oraz zaświadczenie, o którym mowa w art. 31 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców. Ponadto powinien on mieć w pojeździe i okazać do kontroli wypis z zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego albo wypis z licencji. Przy wykonywaniu międzynarodowego transportu drogowego pamiętajmy też o konieczności posiadania w pojeździe, do wglądu, świadectwa kierowcy. 

Wykonując przewóz drogowy osób:

• przy wykonywaniu przewozów regularnych i regularnych specjalnych –
• odpowiednie zezwolenie lub wypis z zezwolenia wraz z obowiązującym
• rozkładem jazdy,
• przy wykonywaniu międzynarodowych przewozów wahadłowych lub okazjonalnych – odpowiednie zezwolenie lub formularz jazdy,
• przy wykonywaniu międzynarodowych przewozów na potrzeby własne – formularz jazdy,
• oryginał albo poświadczoną za zgodność z oryginałem przez przedsiębiorcę kserokopię decyzji, o której mowa w art. 20a ust. 2, jeżeli została wydana,
• przy wykonywaniu międzynarodowego przewozu drogowego, polegającego na okazjonalnym przewozie osób autobusami zarejestrowanymi na terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej innym niż terytorium kraju, przez podatnika posiadającego siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, z którego świadczy te usługi, a w przypadku braku takiej siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej posiadającego stałe miejsce zamieszkania albo zwykłe miejsce pobytu na terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej innym niż terytorium kraju – potwierdzenie lub kopię potwierdzenia zarejestrowania jako podatnika VAT czynnego albo wydruk potwierdzenia identyfikacji jako podatnika VAT – przewozy okazjonalne,
• dokumenty wymagane w publicznym transporcie zbiorowym,
• przy wykonywaniu przewozów okazjonalnych, o których mowa w art. 18 w ust. 4b w pkt 2, kopię umowy na realizowany przewóz,
• urządzenie, na którym zainstalowana jest aplikacja mobilna, o której mowa w art. 13b ust. 1 ‒ w przypadku rozliczania opłaty za przewóz osób przy użyciu tej aplikacji;

Wykonując przewóz drogowy rzeczy - dokumenty związane z przewożonym ładunkiem, a także:

• odpowiednie zezwolenie wymagane w międzynarodowym transporcie drogowym,
• świadectwo wymagane zgodnie z Umową o międzynarodowych przewozach szybko psujących się artykułów żywnościowych i o specjalnych środkach transportu przeznaczonych do tych przewozów (ATP), sporządzonej w Genewie dnia 1 września 1970 r. 
• zezwolenie na przejazd pojazdu, z ładunkiem lub bez ładunku, o masie, naciskach osi lub wymiarach przekraczających wielkości określone w odrębnych przepisach,
• dokumenty wymagane przy przewozie zwierząt,
• dokumenty wymagane przy przewozie odpadów, w tym w odniesieniu do transportującego odpady wydane przez właściwy organ potwierdzenie posiadania numeru rejestrowego, o którym mowa w ustawie z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach, o ile wpis do rejestru jest wymagany,
• certyfikat potwierdzający spełnienie przez pojazd odpowiednich wymogów bezpieczeństwa lub warunków dopuszczenia do ruchu, jeżeli jest wymagany,
• dokumenty związane z transgranicznym przemieszczaniem organizmów genetycznie zmodyfikowanych,
• deklarację, o której mowa w art. 31a ust. 1,
• przy wykonywaniu przewozów kabotażowych dokumenty, o których mowa w art. 29a ust. 3 i 4,
• zezwolenie na odstępstwo;

Do pozostałych dokumentów wyszczególnionych w artykule 87 Ustawy o Transporcie Drogowym należą: 

• urządzenie, o którym mowa w art. 13i ust. 3 i 3a oraz art. 16l ust. 1 ustawy z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych, jeżeli jest wymagane;
• podpisany przez pracownika podmiotu prowadzącego działalność w zakresie konserwacji i naprawy pojazdów samochodowych formularz oświadczenia w sprawie usunięcia lub naruszenia plomby tachografu, zgodny z załącznikiem do rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) 2017/548 z dnia 23 marca 2017 r. ustanawiającego standardowy formularz pisemnego oświadczenia w sprawie usunięcia lub naruszenia plomby tachografu (Dz. Urz. UE L 79 z 24.03.2017, str. 1) – jeżeli jest wymagany;
• podpisane przez funkcjonariusza lub pracownika organu przeprowadzającego kontrolę pisemne oświadczenie o zdjęciu lub zerwaniu plomby tachografu do celów kontroli, zgodnie z art. 22 ust. 5 rozporządzenia (UE) nr 165/2014 
• w przypadku, o którym mowa w art. 28b ust. 1 lub 2 – numer referencyjny albo dokument zastępujący zgłoszenie i potwierdzenie przyjęcia dokumentu zastępującego zgłoszenie (zapis wejdzie w życie 01.01.2025 r.)

. Podczas przejazdu wykonywanego w ramach transportu drogowego przez zagranicznego przewoźnika kierowca pojazdu samochodowego jest obowiązany ponadto mieć przy sobie i okazywać na żądanie uprawnionego organu kontroli dowód uiszczenia opłaty, o której mowa w art. 43 ust. 1, jeżeli jest wymagana.

 Podczas przewozu drogowego wykonywanego na potrzeby własne kontrolowany jest obowiązany mieć przy sobie i okazywać na żądanie uprawnionego organu kontroli, oprócz odpowiednich dokumentów wymaganych przy takim przewozie, określonych w ust. 1, wypis zaświadczenia, o którym mowa w art. 33 ust. 10.

Przedsiębiorca lub podmiot, o którym mowa w art. 3 ust. 2, wykonujący przewozy na potrzeby własne, odpowiedzialni są za wyposażenie kierowcy wykonującego transport drogowy lub przewóz na potrzeby własne w wymagane
dokumenty.

Podczas przejazdu wykonywanego w ramach transportu drogowego kierowca taksówki jest obowiązany mieć przy sobie i okazać na żądanie wypis z licencji.

Podmiot wykonujący przewozy drogowe lub przewóz, o którym mowa w art. 3 ust. 2, przechowuje przez okres jednego roku, licząc od dnia otrzymania, przekazane mu przez organy kontrolne dokumenty i protokoły z wyników kontroli przeprowadzonych na jego terenie lub podczas kontroli drogowej w zakresie czasu jazdy i czasu postoju, obowiązkowych przerw i czasu odpoczynku kierowców, wykonujących przewóz na jego rzecz.

Podczas kontroli drogowej kierowca może kontaktować się z siedzibą przedsiębiorcy, na rzecz którego wykonuje przewóz, jego zarządzającym transportem lub inną osobą lub podmiotem, aby przed zakończeniem kontroli drogowej przedstawić wszelkie dowody, których obecności nie stwierdzono w pojeździe; pozostaje to bez uszczerbku dla obowiązków kierowcy dotyczących zapewnienia właściwego stosowania tachografu i obowiązku posiadania w pojeździe dokumentów, o których mowa w ust. 1, 2 i 4.

Źródło: Artykuł 87 Ustawy o Transporcie Drogowym https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20011251371/U/D20011371Lj.pdf

Podział dokumentów

Dokumenty dotyczące pojazdu

Do dokumentów odnoszących się do pojazdu należą dowód rejestracyjny, upoważnienie do korzystania z pojazdu, ubezpieczenie OCP a także certyfikat EURO stanowiący potwierdzenie spełniania przez dany pojazd wymogów bezpieczeństwa i norm emisji spalin. 

Dokumenty dotyczące transportu 

Każdy kierowca powinien mieć przy sobie dokumenty potwierdzające legalność działania firmy na rynku przewozowym, obejmujące np. licencję na wykonywanie transportu drogowego rzeczy czy wypis z zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego oraz wypis z licencji wspólnotowej (upoważnienie wystawiane przez GITD pozwalające na międzynarodowy przewóz towarów). 

List przewozowy oraz świadectwo pochodzenia

Warto mieć też zawsze fakturę VAT na przewożony towar, kwit wagowy oraz dokument WZ. Realizując przewozy międzynarodowe należy mieć przy sobie międzynarodowy list przewozowy CMR oraz zezwolenie EMKT. W przypadku przewozów na terenach poza Unią Europejską niezbędny będzie także karnet TIR. W przypadku niektórych towarów wymagany będzie także karnet ATA. 

Zaświadczenia kierowcy

W tej grupie znajdziemy wszelkie dokumenty związane z kierowcą, w tym prawo jazdy i świadectwa kierowcy, zaświadczenie o ważnych badaniach psychologicznych i lekarskich, kartę kierowcy, zaświadczenie o kwalifikacjach i szkoleniu okresowym, świadectwo kierowcy, zaświadczenie o działalności, a także dane z tachografu lub wykresówki, a w przypadku przewożenia niebezpiecznych towarów certyfikat ADR.

Czym jest dokument WZ?

WZ jest skrótem od wydania zewnętrznego. Dokument WZ stanowi dowód magazynowy, który dokumentuje wydanie materiałów bądź towarów z magazynu na zewnątrz, np. na rzecz kontrahenta. W wielu przypadkach sprzedaż dokumentowana jest właśnie dokumentem WZ. Dzieje się tak np. w sytuacji, gdy przedstawiciel handlowy nie posiada uprawnień do wystawienia faktury. Dokument WZ stanowi bowiem podstawę do wystawienia faktury. Do każdego WZ wówczas należy wystawic fakturę do 7 dni lub inny dokument poświadczający o dokonaniu sprzedaży. Nie ma jednak obowiązku wystawiania do każdej faktury dokumentu WZ. Dokument WZ stosowany jest w obrocie magazynowym. 

Czym jest list przewozowy CMR?

List przewozowy CMR wystawiany w trzech egzemplarzach, najczęściej w języku urzędowym kraju nadania towaru. Dokument ten stanowi potwierdzenie zawarcia umowy na przewóz. Powinien on zawierać dane nadawcy, odbiorcy i przewoźnika, miejsce i datę przyjęcia towaru do przewozu oraz przewidziane miejsce wydania towaru, ilość sztuk, cechy i numery towaru, jego rodzaj, sposób pakowania, wagę brutto, a także uwagi przewoźnika, instrukcje niezbędne do załatwienia formalności, koszty związane z przewozem czy postanowienia specjalne. 

Czym jest zezwolenie EMKT?

EMKT dotyczy pojazdów o normie co najmniej Euro 5. Jest to Zezwolenie Europejskiej Konwencji Ministrów Transportu (EKMT) dopuszczające do wykonywania nieograniczonej liczby kursów pomiędzy krajami członkowskimi EKMT i w tranzycie przez ich terytoria. Wydanie tego zezwolenia kosztuje 1800 zł na rok. Opłatę  ustala się proporcjonalnie do liczby miesięcy, w których będzie wykorzystywane.

Czym są karnety TIR i ATA?

Karnet TIR to międzynarodowy celny dokument tranzytowy, za pomocą którego realizowana jest procedura TIR (Transport International Routier - Międzynarodowy Transport Drogowy). Posiadacze karnetu TIR mogą korzystać z ułatwień w międzynarodowym transporcie towarów. Oznacza to, że w granicznych urzędach celnych władze celne nie pobierają żadnych dodatkowych zabezpieczeń czy gwarancji na poczet ewentualnych należności celno-podatkowych pojawiających się przy wprowadzaniu towaru na dany obszar celny. W procedurze z użyciem karnetu TIR towar jest zgłaszany do odprawy wywozowej w urzędzie celnym w kraju wysyłki i tam na środek transportu nakładane są specjalne zamknięcia celne, na przykład plomby. Takie zamknięcia są akceptowane przez władze celne kolejnych krajów, przez które ten środek transportu przejeżdża. Co do zasady nie dochodzi zatem do kontroli ładunku podczas transportu przez te kraje.

Źródło: biznes.gov.pl https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00375

Karnet ATA jest specjalnym międzynarodowym dokumentem celnym, który umożliwia i usprawnia czasową odprawę celną towarów, wywożonych w celach akwizycyjnych i wystawienniczych, a także wyposażenia zawodowego. Karnet ATA eliminuje zawiłą procedurę celną związaną z odprawą czasową. Użytkownik karnetu nie musi wypełniać dokumentu SAD, deklaracji celnych, czy też składać depozytów na wszystkich przekraczanych granicach. 

Źródło: Krajowa Izba Gospodarcza (kig.pl) https://kig.pl/uslugi/karnety-ata-legalizacja-swiadectwa-pochodzenia-certyfikacja/dla-eksporterow/karnety-ata/

Czym jest certyfikat ADR?

Certyfikat ADR to międzynarodowy dokument odnoszący się do drogowego przewozu ładunków niebezpiecznych. ADR to świadectwo dopuszczenia pojazdu do przewozu niektórych materiałów niebezpiecznych. Wydawane jest przez Transportowy Dozór Techniczny, na pisemny wniosek przewoźnika, właściciela lub użytkownika pojazdu. Tylko osoba posiadająca ważne zaświadczenie ADR może kierować pojazdem przewożącym niebezpieczne towary. O zaświadczenie ADR może ubiegać się osoba, która:

• skończyła 21 lat (nie dotyczy to kierowców pojazdów należących do wojska);
• ma prawo jazdy odpowiedniej kategorii (kat. B lub kat. C - przewóz w cysternach);
• skończyła odpowiedni kurs ADR:
• zdała z wynikiem pozytywnym egzamin kończący kurs ADR początkowy albo doskonalący.

Czym jest ubezpieczenie OCP, czy warto i co obejmuje?

Zgodnie z polskim prawem to przewoźnik jest odpowiedzialny za uszkodzenie, ubytek lub utratę przesyłki, które powstały od przyjęcia jej do przewozu aż do jej wydania. Ponadto przewoźnik odpowiada za wszelkie opóźnienia w jej dostarczeniu, o ile nie wynika to z winy nadawcy lub odbiorcy. Zgodnie z konwencją CMR przewoźnik odpowiada za częściowe lub całkowite zaginięcie towaru oraz za jego uszkodzenie, jeśli nastąpiło w czasie między przyjęciem towaru a jego wydaniem. Dlatego też dodatkowe ubezpieczenie towaru jest też istotną kwestią dla samego przewoźnika.

Czym jest polisa OCP?

OCP to ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej przewoźnika drogowego, który zawodowo zajmuje się transportem towarów. Podobnie jak w przypadku polisy OC, umowę o zawarcie polisy OCP zawiera się z towarzystwem ubezpieczeniowym na rok. Należy zaznaczyć, iż w przeciwieństwie do OC ubezpieczenie OCP jest dobrowolne. W praktyce należy pamiętać, że standardowa polisa OC nie pokryje kosztów utraty lub uszkodzenia towaru. Polisy OCP dzielimy na te dotyczące transportu krajowego oraz OCP dla transportu międzynarodowego. Jednocześnie OCP nie zwalnia przewoźnika z obowiązku zakupu polisy OC. 

Zakres ubezpieczenia jest różny. Ubezpieczyciele w przypadku przewozów krajowych biorą pod uwagę zapisy prawa przewozowego, a w przypadku przewozu zagranicznego postanowienia zawarte w CMR. 

Korzyści z posiadania polisy OCP

Posiadanie polisy OCP podnosi wiarygodność firm transportowych w oczach klientów. Ubezpieczenie OCP w szerokim zakresie chroni towar przed uszkodzeniami lub utratą w transporcie, nawet wtedy, gdy okaże się, że pojazd nie miał ważnego badania technicznego. Niektóre towarzystwa oferują nawet ubezpieczenie towaru na wypadek uszkodzenia wskutek prowadzenia kierowcy pod wpływem alkoholu. Po takim zdarzeniu mogą one wyjść z rozszczeniami do sprawcy zdarzenia. Polisa OCP przydaje się zwłaszcza w przypadku przewożenia drogich ładunków.

Przykładowe wyłączenia w polisie OCP

Należy jednak pamiętać, że podstawowe ubezpieczenie OCP nie ochroni np. przewozu materiałów niebezpiecznych, pieniędzy, dzieł sztuki bądź żywych zwierząt lub też drogiej elektroniki. Ponadto ubezpieczyciel może nie wypłacić odszkodowania, gdy okaże się np., że towar był niewłaściwie zabezpieczony, pojazd był uszkodzony, kierowca nie miał stosownych uprawnień lub też nie przestrzegano przepisów dotyczących czasu pracy kierowców. Odszkodowania nie otrzymamy również wtedy, gdy zdarzenie miało miejsce na terenie kraju, w którym polisa OCP nie obowiązywała lub też stało się to podczas postoju na niestrzeżonym parkingu. 

Przykładowe rozszerzenia polisy OCP

Oczywiście możemy rozszerzyć zakres polisy OCP. Przykładowe rozszerzenia obejmują m.in. uszkodzenie towaru podczas załadunku lub rozładunku, awarię agregatu chłodniczego, wymuszony awarią lub wypadkiem przeładunek lub tymczasowe składowanie, ochronę dokumentów przewozowych, a także odszkodowanie w razie uszkodzenia platform, plandek lub kontenerów.

Ile kosztuje polisa OCP i co wpływa na wysokość jej składki?

Dlatego też przed zawarciem umowy musimy się zapoznać szczegółowo z OWU (Ogólne Warunki Ubezpieczenia). Powinniśmy zwrócić uwagę m.in. na sumę gwarancyjną ubezpieczenia OCP, zasady parkowania pojazdu, zakres odpowiedzialności podwykonawców i tzw. działanie siły wyższej. Polisa OCP kosztuje zwykle od kilkuset do kilku tysięcy złotych. Na wysokość składki wpływają m.in. roczne dochody firmy transportowej, suma gwarancyjna, liczba ubezpieczonych pojazdów, zakres terytorialny polisy OCP oraz zakres rozszerzeń ochrony polisy OCP. Pamiętajmy, aby suma gwarancyjna całkowicie pokrywała wartość ładunku przewożonego w jednym transporcie.