• Strona główna
• Strefa wiedzy
• Firma sprzątająca krok po kroku. Wybieramy idealny samochód na start

Firma sprzątająca krok po kroku. Wybieramy idealny samochód na start

• 01.09.2025
• Nowydostawczy.pl

W Polsce popyt na usługi sprzątające jest wysoki. Według IBISWorld w 2024 roku działało ok. 23 690 firm sprzątających, a konkurencja na rynku była umiarkowana. Z kolei dane BNF wskazują, że obecnie zarejestrowanych jest 48 726 takich firm, z czego tylko w 2025 roku powstało 4150 nowych. Popularność tej branży wynika z niskiego progu wejścia – nie wymaga dużych inwestycji, specjalnych kwalifikacji ani koncesji. Ponieważ sprzątanie jest czasochłonne i uciążliwe, wiele osób prywatnych oraz firm chętnie zleca je profesjonalistom. W naszym poradniku pokazujemy, jak założyć firmę sprzątającą i wybrać do niej odpowiedni samochód.

Pierwszy krok to biznesplan – analiza konkurencji, wybór kierunku usług i określenie odbiorcy

Na start warto przygotować solidny biznesplan, obejmujący analizę konkurencji, wybór modelu działania oraz określenie grupy docelowej. Trzeba sprawdzić, jak silna jest konkurencja na wybranym rynku i do jakich klientów kieruje ofertę. Kolejnym etapem jest decyzja o specjalizacji – czy firma będzie zajmować się sprzątaniem ogólnym, poremontowym, po wydarzeniach, czy może postawi na bardziej wymagające usługi, takie jak czyszczenie hal, wentylacji czy maszyn, co wiąże się już z koniecznością posiadania odpowiednich kwalifikacji.

Niezbędne jest także ustalenie cennika, dbanie o wysoką jakość usług, zapewnienie gwarancji poprawek i szybkie reagowanie na potrzeby klientów. Dzięki temu firma będzie postrzegana jako rzetelna i profesjonalna.

Klient B2B czy B2C – który będzie korzystniejszy dla firmy sprzątającej?

Na początku warto zastanowić się, czy skupić się na obsłudze klientów indywidualnych (B2C), czy biznesowych (B2B), ponieważ ich oczekiwania znacząco się różnią. Klienci B2C, np. właściciele mieszkań, dają większą elastyczność w ustalaniu harmonogramu i wymagają głównie lokalnych działań marketingowych, jednak liczba zleceń i potencjalne zarobki są mniejsze. Klienci B2B, tacy jak biura czy wspólnoty mieszkaniowe, oczekują wyższego standardu usług, profesjonalnego sprzętu i terminowości, ale w zamian zapewniają stałe zlecenia (np. w ramach przetargów) oraz bardziej opłacalne kontrakty, często w formie abonamentu. Różnice między tymi modelami przedstawia poniższa tabela.

Rejestracja firmy sprzątającej – najprościej jako JDG

Kolejnym etapem jest zarejestrowanie działalności gospodarczej. Najłatwiejszym rozwiązaniem będzie jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) z odpowiednio dobranym kodem PKD 2025, zależnie od specjalizacji:

• 81.21.Z – niespecjalistyczne sprzątanie budynków i obiektów przemysłowych (sprzątanie ogólne),
• 81.22.Z – specjalistyczne sprzątanie budynków i obiektów przemysłowych (np. mycie okien na wysokości, czyszczenie kanałów czy maszyn),
• dodatkowo często: 81.29.Z (pozostałe usługi sprzątające),
• w przypadku DDD (dezynfekcja, dezynfekcja, deratyzacja) – 81.23.A.

W tym celu należy wypełnić wniosek CEIDG-1 i podpisać go profilem zaufanym albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Dokument można również złożyć w urzędzie gminy lub miasta albo wysłać pocztą. Formularz powinien zawierać m.in. nazwę firmy, dane adresowe, numer konta bankowego oraz miejsce przechowywania ksiąg rachunkowych. Można dołączyć także zgłoszenie VAT-R, aby stać się płatnikiem VAT. Obowiązek ten pojawi się po przekroczeniu rocznych przychodów w wysokości 200 000 zł (a od 1 stycznia 2026 r. – 240 000 zł).

Planowanie wydatków

Kolejnym aspektem są kwestie podatkowe. W branży sprzątającej często stosuje się ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Dla usług zaklasyfikowanych do grup PKWiU 81.21 oraz 81.22 stawka ta wynosi zazwyczaj 8,5% (pod warunkiem prawidłowego przypisania usług do odpowiedniej kategorii PKWiU). Po przekroczeniu 100 000 zł rocznego przychodu część działalności może być jednak opodatkowana wyższą stawką. W przypadku przedsiębiorców ponoszących wysokie koszty prowadzenia firmy, bardziej opłacalnym rozwiązaniem może być podatek według skali (12%/32%) lub podatek liniowy (19%).

Przy starcie działalności można skorzystać z ulg w opłacaniu składek ZUS. Przez pierwsze pół roku przedsiębiorca płaci wyłącznie składkę zdrowotną, bez składek społecznych. Następnie, przez kolejne 24 miesiące, obowiązuje tzw. preferencyjny ZUS z niższymi składkami. Dodatkowo osoby, których roczne przychody nie przekraczają 120 000 zł i które prowadziły działalność przez co najmniej 60 dni w roku, mogą skorzystać z programu Mały ZUS Plus. Należy jednak pamiętać, że ulga ta nie dotyczy pierwszego roku działalności i obejmuje tylko składki społeczne. Preferencyjne składki można opłacać maksymalnie przez 36 miesięcy w ciągu ostatnich 60 miesięcy prowadzenia firmy.

W kalkulacji kosztów zatrudnienia trzeba uwzględnić płacę minimalną, która od 1 stycznia 2025 r. wynosi 4666 zł brutto. W przypadku umów zlecenia obowiązuje minimalna stawka godzinowa, obecnie 30,50 zł. Warto też pamiętać, że od 1 lutego 2026 r. wprowadzony zostanie obowiązkowy KSeF – Krajowy System e-Faktur.

Obowiązki prawne i organizacyjne w firmie sprzątającej

Działalność w branży sprzątającej wiąże się z koniecznością spełnienia określonych wymogów prawnych i operacyjnych. Niezbędne jest odbycie szkolenia wstępnego oraz regularne uczestnictwo w szkoleniach okresowych. Pracownicy muszą być wyposażeni w środki ochrony indywidualnej, takie jak rękawice, maseczki czy okulary – zgodnie z kartami charakterystyki stosowanych preparatów.

W firmie powinny zostać przygotowane kluczowe dokumenty, m.in. rejestr czynności, klauzule informacyjne, upoważnienia oraz umowy powierzenia danych (np. w przypadku współpracy z podwykonawcami). W zakresie środków chemicznych i biobójczych należy korzystać wyłącznie z produktów dopuszczonych do sprzedaży, oznakowanych zgodnie z unijnym rozporządzeniem 528/2012 oraz ustawą o produktach biobójczych. Świadczenie usług DDD (dezynfekcja, dezynsekcja, deratyzacja) wymaga dodatkowych szkoleń i spełnienia dodatkowych norm.

Warto również pamiętać, że w przypadku transportu większej ilości wybranych odpadów – np. opakowań po środkach chemicznych – może być konieczne uzyskanie wpisu do rejestru BDO oraz prowadzenie stosownej ewidencji. Klienci biznesowi często oczekują dodatkowych działań, takich jak szkolenia stanowiskowe, przedstawienie listy używanych preparatów, posiadanie polisy OC czy wdrożenie procedur RODO. 

Wybór wyposażenia

Kolejnym kluczowym elementem jest odpowiednie wyposażenie firmy. Warto zaopatrzyć się w odkurzacz przemysłowy, mop płaski, zestaw ściereczek z mikrofibry, wózek serwisowy oraz – jeśli oferujemy pranie tapicerki czy wykładzin – odkurzacz piorący. Niezbędne będą także drabina i teleskopowe tyczki do mycia okien, tablice informujące o "mokrej podłodze", a ponadto dokumentacja wewnętrzna: księga procedur (np. checklisty godzinowe, dzienne i tygodniowe), plan higieny, karty charakterystyki TDS/SDS stosowanych środków oraz instrukcje stanowiskowe BHP.

Samochód dla firmy sprzątającej i formy finansowania

Istotnym elementem prowadzenia firmy sprzątającej jest wybór odpowiedniego pojazdu. Samochód powinien oferować sporą przestrzeń ładunkową oraz rozwiązania ułatwiające załadunek – takie jak tylne drzwi skrzydłowe, niski próg czy drzwi przesuwne, które pozwalają na wygodny dostęp do bagażnika z różnych stron. Dużym udogodnieniem będą również półki, uchwyty i organizery w części ładunkowej. Najlepiej postawić na model ekonomiczny i niezawodny, aby ograniczyć koszty serwisowe i zminimalizować ryzyko przestojów. Ze względu na specyfikę pracy – głównie w miastach – liczy się także kompaktowość i łatwość manewrowania, szczególnie w wąskich uliczkach czy przy ograniczonej liczbie miejsc parkingowych.

Ponieważ firmy sprzątające zazwyczaj działają lokalnie i rocznie nie przekraczają przebiegu 25–30 tys. km, dobrym rozwiązaniem może być wynajem długoterminowy. To forma finansowania zapewniająca przewidywalność wydatków i stabilność kosztów – ważną zwłaszcza dla nowych firm. W ramach miesięcznej raty często można otrzymać także pakiet usług dodatkowych, takich jak ubezpieczenie, serwis czy dwa komplety opon. Po zakończeniu umowy samochód zwracamy wynajmującemu, bez obowiązku wykupu. Należy jednak pamiętać, że startupy mogą być zobowiązane do wpłaty początkowej (np. trzykrotności pierwszej raty), szczególnie gdy działają krócej niż trzy miesiące. Warunki te różnią się w zależności od firmy leasingowej lub wynajmującej.

Wybór auta powinien być dopasowany do skali działalności. Dla większości firm wystarczające będą kompaktowe vany – oszczędne, poręczne i mieszczące podstawowy sprzęt. Przy większej ilości wyposażenia lepiej sprawdzą się średnie vany, które oferują więcej miejsca i wygodniejszy załadunek. Natomiast przedsiębiorstwa obsługujące duże zlecenia i przewożące rozbudowany sprzęt mogą rozważyć duże vany z możliwością indywidualnej adaptacji przestrzeni ładunkowej.

Kompaktowe vany – Toyota Proace City

Jednym z najchętniej wybieranych kompaktowych vanów jest Toyota Proace City – lider w swojej klasie i trzecie najpopularniejsze auto dostawcze w Polsce (2480 sprzedanych egzemplarzy od początku roku). Model dostępny jest w dwóch wariantach długości: Standard (4,4 m) oraz Long (4,75 m). Wersja Standard oferuje przestrzeń ładunkową o pojemności 3,3 m³, natomiast Long – 3,9 m³. W gamie znajduje się również odmiana brygadowa Proace City Long, mieszcząca 5 osób i jednocześnie oferująca 1,8 m³ przestrzeni bagażowej. Pod maską znajdziemy silnik diesla 1.5 w dwóch wariantach mocy: 100 KM (250 Nm) oraz 130 KM (300 Nm). Słabsza wersja dostępna jest wyłącznie z 6-biegową skrzynią manualną, mocniejsza dodatkowo z 8-stopniowym automatem. W ofercie znajduje się także wersja elektryczna o mocy 136 KM, z baterią 50 kWh i zasięgiem do 330 km.

Ceny katalogowe zaczynają się od:

• 105 600 zł netto – Proace City Standard Active 100 KM,
• 111 600 zł netto – Proace City Long,
• 150 600 zł netto – wersja elektryczna

Średnie vany – Renault Trafic

W segmencie średnich vanów dużą popularnością cieszy się Renault Trafic, który od początku roku znalazł 1117 nabywców (łącznie wersje dostawcze i osobowe), zajmując 12. miejsce w krajowym rankingu sprzedaży.

Model Trafic Furgon oferowany jest w czterech wariantach nadwozia: L1H1, L2H1, L1H2 oraz L2H2, o długości 5,08 lub 5,48 m. Warto podkreślić, że tylko wersja H1 (wysokość 1,97 m) nadaje się do większości parkingów podziemnych – odmiany H2 mierzą już blisko 2,5 m wysokości. Pojemność przestrzeni ładunkowej zależy od konfiguracji i wynosi od 5,8 do 8,9 m³. Auto napędza 2-litrowy diesel w trzech wariantach mocy: 130, 150 lub 170 KM. Do wyboru jest 6-biegowa skrzynia manualna albo 7-biegowa przekładnia EDC z podwójnym sprzęgłem. W gamie dostępna jest także odmiana elektryczna (122 KM, bateria 52 kWh, zasięg do 318 km).

Ceny katalogowe:

• od 121 000 zł netto – wersja Furgon L1H1 z silnikiem 130 KM,
• od 197 500 zł netto – wersja E-Tech electric

W ofercie znajduje się również Trafic Brygadowy w konfiguracji 6-osobowej, łączący funkcję auta dostawczego i osobowego.

Duże vany – Opel Movano

W segmencie dużych vanów jedną z najczęściej wybieranych opcji jest Opel Movano, dostępny także jako bliźniacze modele: Fiat Ducato, Toyota Proace Max, Citroën Jumper oraz Peugeot Boxer. Pojazd oferowany jest w czterech długościach nadwozia (od 4963 do 6363 mm) oraz trzech wysokościach (2264–2764 mm), co przekłada się na przestrzeń ładunkową o pojemności od 8 do 17 m³. W gamie znajduje się również odmiana brygadowa z miejscem dla 7 pasażerów. Pod maską Movano pracuje 2,2-litrowy diesel dostępny w wariantach 120, 140 lub 180 KM, współpracujący z 6-biegową skrzynią manualną lub 8-stopniowym automatem. Alternatywą jest wersja elektryczna o mocy 270 KM, wyposażona w baterię 110,6 kWh, która zapewnia zasięg w granicach 356–424 km (WLTP).

Ceny katalogowe:

• od 136 100 zł netto – Movano Furgon L2H1, diesel 120 KM, skrzynia manualna,
• od 257 600 zł netto – Movano Electric L3H2

Opracowanie cennika usług

Kolejnym krokiem jest przygotowanie przejrzystego cennika oferowanych usług. Na początku należy zdecydować o modelu rozliczeń. W przypadku klientów indywidualnych najlepiej sprawdzi się stawka godzinowa, natomiast przy współpracy z klientami biznesowymi bardziej praktyczna będzie opłata ryczałtowa – za metr lub za określony zakres prac. Dla obu grup warto także przewidzieć pakiety abonamentowe. Tworząc kalkulację cenową, należy uwzględnić m.in.:

• czas pracy × stawkę roboczogodziny (obejmującą płacę minimalną, składki ZUS, koszty urlopów, dojazdu oraz marżę),
• zużycie środków chemicznych,
• amortyzację sprzętu,
• koszty transportu i parkingów.

Warto również wprowadzić bufor w wysokości 5–15% na ewentualne reklamacje lub poprawki, szczególnie w początkowej fazie działalności.

 Skuteczna reklama

Aby dotrzeć do nowych klientów i zaistnieć na rynku – szczególnie na starcie – konieczna jest dobrze zaplanowana promocja. Warto przygotować prostą stronę internetową firmy z formularzem kontaktowym, cennikiem i kluczowymi informacjami (adres, dane kontaktowe, zakres usług). Niezbędna będzie również wizytówka Google oraz działania z zakresu lokalnego SEO – opinie, pozycjonowanie czy widoczność w mapach.

Dobrze sprawdzi się obecność na portalach ogłoszeniowych kierowanych do wspólnot, biur czy klientów indywidualnych. Skutecznym narzędziem może być program poleceń (np. rabat na kolejną usługę w zamian za polecenie nowego klienta). Warto też publikować zdjęcia „przed i po”, które pokażą jakość świadczonych usług, a w umowach z klientami biznesowymi uwzględniać SLA – czyli gwarantowany poziom świadczenia usług.

Nie można zapominać o mediach społecznościowych – to doskonałe miejsce do prezentowania efektów pracy, certyfikatów, wyników audytów jakości, pozytywnych opinii klientów, a także promocji czy ofert specjalnych.

Możliwości dofinansowania zewnętrznego

Na starcie działalności można skorzystać z różnych form wsparcia finansowego. Jedną z opcji są jednorazowe środki z Urzędu Pracy dostępne dla osób zarejestrowanych jako bezrobotne – w wysokości do sześciokrotności przeciętnego wynagrodzenia. Aby je otrzymać, konieczne jest przygotowanie biznesplanu, kosztorysu oraz zabezpieczenia. Wydatki muszą być udokumentowane fakturami na zakupione środki ujęte w kosztorysie, a firma powinna być prowadzona przez wymagany okres (najczęściej minimum rok).

Kolejnym rozwiązaniem jest pożyczka z BGK w ramach programu „Pierwszy biznes – wsparcie na start”, skierowana do studentów, absolwentów oraz osób bezrobotnych. Maksymalna kwota pożyczki wynosi 169 544 zł (do 20-krotności przeciętnego wynagrodzenia). Oprocentowanie jest stałe i wynosi 1,26%, okres spłaty sięga do 7 lat, a karencja w spłacie kapitału – do 12 miesięcy. Środki można przeznaczyć na zakup środków trwałych, maszyn, urządzeń, materiałów, usług, infrastruktury czy transportu niezbędnego do rozpoczęcia działalności, a także na pokrycie kosztów stałych (np. czynsz, media) do 6 miesięcy od startu biznesu.

Dodatkowo, warto obserwować nabory i konkursy w ramach Funduszy Europejskich, które często mają charakter regionalny. Informacje o takich grantach publikowane są na stronach urzędów wojewódzkich.

Stwórzmy checklisty i plan działania

Na zakończenie warto opracować zestaw checklist oraz szczegółowy plan pracy. Powinny one obejmować m.in. wzór umowy wraz z protokołem odbioru, formularz SLA oraz dokument reklamacyjny. Niezbędne będzie także przygotowanie księgi procedur i list kontrolnych sprzątania, rejestrów i klauzul RODO, kart charakterystyki (SDS) stosowanych środków, a także instrukcji BHP wymaganych np. przez PIP. Dobrą praktyką jest również wcześniejsze opracowanie planu serwisowania sprzętu oraz sporządzenie listy niezbędnych urządzeń i materiałów eksploatacyjnych.